Muchas veces nos preguntan los contribuyentes ¿porqué la DIAN les obliga a cambiar a medios electrónicos?. La respuesta es simple, porque todos ganan, pero en este artículo describiré cada uno de los elementos que sustentan esta afirmación.
Primero vamos con los emisores de facturas.
Al día de hoy cuando se genera la factura en papel, se generan varias copias en las diferentes hojas de varios colores, las cuales son para contabilidad, archivo histórico, el original para el cliente y la que se usa para el despacho de las mercancías, entre otras.
Todas contienen la misma información, requieren pasar por la impresora para ser generadas, Si falla la impresión, se debe usar otro folio. Todas terminan en un archivo, algunos son de meses, otros son de varios años; requieren que la información contenida en ellas sea leída por un ser humano, sea capturada por un ser humano en el sistema receptor, lo cual puede provocar errores de captura.
Es decir, aún cuando la factura esté bien hecha, por un error en la captura puede ser que no nos la paguen a tiempo. El proceso para la entrega de estas facturas es manual, debe trasladarse la factura sea con un mensajero o con un servicio de mensajería. Si no se entrega en el horario establecido en la ventanilla física del cliente, se debe meter a revisión en la siguiente oportunidad, que puede ser dias o semanas después. Si una vez recibida todo está correcto, se realiza el pago en el plazo establecido con el cliente.
Ahora bien, en el caso del receptor, cuando recibe la factura debe tener disponible un espacio físico para recibir a los mensajeros de los proveedores, normalmente una o varias ventanillas físicas. Una vez recibida, se revisa el contenido, se consulta en el sistema si existe la orden de compra o si el proveedor está dado de alta en el sistema. Si todo parece ser correcto, se procede a capturar la información de la factura en el sistema de recibo y/o en el sistema de cuentas por pagar. Aquí es donde se pueden presentar errores de captura por parte del receptor, o si hay errores en la factura (cantidades, precio, descripción, etc), se rechaza el documento y se le avisa (a veces) al proveedor para que corrija y vuelva a enviar la factura.
Una vez que se tiene la factura correcta y fue capturada en el sistema, se procede a archivar el documento físico por varios años; En caso de falla, el proceso se repite desde el principio en el emisor de la factura. Todo el ciclo toma días o semanas en realizarse. Eso genera costos en cada uno de los pasos mencionados. Adicionalmente, el papel es un elemento que es susceptible de falsificación, se pueden generar documentos apócrifos con relativa facilidad y pueden ser modificados después de haber sido expedidos. Esto le resta seguridad al proceso y eso también puede provocar fraudes o multas.
En el caso del esquema con factura electrónica, se eliminan o reducen los costos y los tiempos asociados con el proceso, se generan los siguientes ahorros:
- Ahorro en la impresión de facturas, papel, tiempo, etcétera. Solo se imprimen las que se requieren para manejo de los materiales, si se pierde, solo se imprime de nuevo.
- Evitar errores de captura y recaptura de datos en el receptor.
- Evitar errores en cantidades, números de factura, descripción del producto, etcétera.
- Automatizar tanto la emisión de facturas como la entrega de las mismas por medios electrónicos, quitando el costo asociado con las mensajerías o los mensajeros propios.
- Contar con un archivo electrónico de las facturas que tiene un costo drásticamente menor que el de papel.
- Reducción de tiempo en la realización de las facturas, al no tener que imprimir copias, separar y ensobretar.
- Evitar limitarse a horarios y días en la revisión de facturas, al tener ventanillas electrónicas que pueden recibir en cualquier momento y generar un acuse de recibo electrónico, después de la revisión automática.
- Notificación automática en caso de fallas en la factura a través de correos electrónicas.
En el caso de la DIAN, el tener la información en un medio electrónico, le permitirá evitar actos de molestia o revisión a los contribuyentes cumplidos, poder en un futuro eliminar declaraciones sobre datos que ya tengan en las facturas, ofrecer mejores servicios a los contribuyentes y simplificar en general el proceso de obtención de información.
En pocas palabras, todos ganan, todos ahorran y todos ganan en eficiencia. Es benéfico para todos, es bueno para el país.
Jesús Miguel Pastrán Rodríguez
Presidente de la Asociación Latinoamericana de Factura Electrónica
Director General de ATEB
